## 114讲：虚拟会议 | 目标10倍速

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前几天，我们所有关于会议的讨论，实际上都忽视了一个东西，就是互联网，特别是移动互联网已经高度进入到我们生活之中了。互联网改变了人与人联络的方式，也正在影响着我们开会的形态。今天的课，我们就讨论一下如何利用互联网技术来提升会议的效率。

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我们每个人平时都开了很多的会，但如果把这些会，按照某些特点稍稍总结一下，我愿意把各种会议大致分成三种。我的分类是按照会议启动者的权力地位，以及信息传递和交互的路径来分的。

第一种会议，是自上而下启动的，启动者是组织的领导者，信息是从上向下单向传递的。上级的决策已经作出了，下级在会议上所要解决的，就是要了解上级的决策意图，然后，再分散执行。在会议上的横向信息流动，从下向上的信息反馈，根本不需要。这是第一类会议。年度工作会、动员会都属于这一类。甚至，公司培训会也可以被划入到这个类型之中。

第二种会议，是由上级启动的，但是，会议的目的是为了共同决策，或者是寻求正确决策的必要信息。所以，启动者是上级，会议有一个权威，而从下向上，以及横向的信息流动是这种会议取得成功的关键。权威的任务，就是要促进信息的有效沟通。所以，这种会议里的发言讨论过程，格外重要，它最需要的就是高质量的发言。我们前几天的课所讨论的内容，虽然没有明说，但主要是针对这类会议所讲的。在我们工作中，这类会议很有必要，但组织起来非常困难。

第三种会议，在目的和方式上与第二种类似，但属于同级启动、没有一个权威，所以，要在这种平级的人员之间协调信息和利益，进而解决问题，就更加困难。这类会议非常难开，因为大家的信息不对称、利益也不一致，再加上没有权威领导来统筹，这种会议不容易取得好效果。这种会议要想取得成功，完全看发起人的个人能力和人缘了。

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那么，互联网技术如何能够帮助我们提高会议的效率呢？

首先，我觉得有了互联网，就应该大幅度减少第一种会议。因为第一种会议的信息是单向传输的，过去没有互联网，大家只能聚在一起开大会。后来有了广播、电话和视讯会议系统，就有了主会场和分会场，直到现在，还有单位采用这种主会场和分会场的会议形式。我觉得，这种局面应该彻底改变。

为什么呢？

因为第一种会议，是以领导为本位来组织的，通常是以领导的时间为准，以领导把话讲痛快了为止，既忽视参会者的时间和感受，也没有考虑到信息的传递效率。其实，除了一些具有仪式意义的会议，很多会议用现场大会的方式，效果并不是最好，因为每个人接受信息的最佳方式是不同的。

比如我就是一个比较适合按照自己的节奏来学习东西，来思考问题的人。这也就是为什么上次直播的时候，我说自己经常逃课的原因。我在上课的时候经常会溜号走神，不是我不用心，而是我的专注力就是这样一个特征。所以，你要我坐在那里听一个人讲2个小时，真的会效率很低，还不如让我看你的讲话，让我看你讲话的视频。你放心，只要你是言之有物的，我会情绪饱满地、一段一段地认真看。

我不知你发现了没有，就在这几年，在一些非常讲求效率的公司里，单向传输信息的会议已经被压缩得很多了。不少领导更多地是借助于文字稿、讲话稿、小规模座谈会纪要等方式，来实现过去全体会、现场会所要达到的目标。我们在微信上经常会相互发送着某某某的内部讲话，其实那并不是公关稿，真的就是一个实打实的讲话记录。过去这样的讲话，如果要让全公司几万人、十几万人知道，那就一定要凑上一天的时间，大家什么都不干，开那种主会场加分会场的全体会议。但现在，聪明的公司运用互联网技术，把同样的信息，用更有效率的方式传递出来。

在未来，我想这方面的变化会更大。文字、音频和视频的方式会更多地、更频繁地用来替代第一类会议。反正是信息的单向输送，采用更加活泼的方式，一是可以大大减少废话、套话和不重要的话；二是可以让人反复学习，反复看，起到反复强化的作用；三是可以在每一个接收者自己认为高效的时间里，接收这些信息。所以，听我课的领导们，如果你们有意识要改善单向传递信息的会议的效率，你就要学会有效地利用音频、视频和文字方式。从我做这门课的经验看，转变还不是一点半点的。

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以上，我们讲了互联网会怎样改变第一种会议的形式。接下来，我讲讲互联网对于第二种和第三种会议形式的改变，因为这是更重要的改变。

举一个例子，日本乐天公司，是日本最大的网络公司。它的老板三木谷浩史曾经要求公司以“十倍速”的方式改造组织的运行。什么叫十倍速？就是做所有的事情，都试着提高十倍速度。那么，原来开两个小时的会议，就要在一刻钟之内完成。如何来做到呢？就从调整会议的模块结构入手，通过改变会议的程序，达到加快速度的目的。

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我们知道，几乎所有的会议，都是从介绍情况开始的。如果你稍加留意，很多会议的第一步都是要说明情况，而这个说明环节常常占会议时间的一半以上。在这个过程中，那些对情况非常熟悉的人，就要迁就那些对于情况不熟悉的人。如果一个会议讨论多个议题，要把所有的事情都说一遍。在这种情况下，对于很多情况都熟悉的人，就要被迫听一遍，有人甚至还会听第二遍、第三遍，这就是浪费时间。

乐天为了实现十倍速的目标，至少提前一天把会议要讨论、商议和决策的内容，以书面的形式提交给所有的参会人员。这样，就可以让参会人员在开会之前个别沟通，了解情况。而到了开会的时候，就不需要花太多时间交流信息的内容，而直接讨论解决方案就行了。这样做，虽然不可能每次会议都达到十倍速的提速，但可以使大多数会议的效率都大大提高。

用邮件、微信作为辅助会议的方式，理论上说，是一个好方式，因为使用这种方式的好处，是显而易见的。比如，用邮件方式来进行会前沟通，白纸黑字，非常清晰，一目了然，便于事后对业务的成败进行复盘分析，也便于进行业绩评估。

不过，相比于口头交流，以文字和声音为载体的交流方式也会因为其新的特点，而带来新的问题。我曾经读过一本书，其中提到了一个概念，叫做 “ 网络人格 ” 。书中讲了一对因为工作原因分居到美国和日本两地、完全靠邮件沟通的情侣。一个人的情感还很热烈，但他的情感常常被文字性的表达所困住；而另外一个人，则不善于用文字表达，在邮件中思路不连贯，很跳跃，完全不像在生活中那个侃侃而谈的人。最后，两个人因为完全无法在网络中进行沟通，几个月之后就分了手。

这本书的作者还分析了上下级之间的一系列沟通邮件。比如，一对上下级平时关系很好，老板在办公室里总是笑容可掬，给人以温暖的感觉，但如果不了解他的为人，单看他的邮件，却会感到时时透露出一种居高临下、不耐烦的感觉，很多话语都无可辩驳、毋庸置疑。于是，这些邮件所传递出来的信息，渐渐地就让下属把事情向最坏的方向去解读。

所以，一方面，当书面材料更容易帮助发言者清理自己的逻辑，有助于其他人对关键问题快速形成认识的同时，也因为是完全以文字形式进行沟通，使得信息变得不完整。比如，通过邮件的讨论方式，很容易因为大家彼此不见面而产生的距离感，导致沟通中的参与者更容易以自我为本位，加大争议，有可能会拉长讨论时间，而且效果还不好。

我们一般都比较习惯用语言来进行沟通，表达自己的想法，因为随时可以看到对方的表情，可以控制自己的措辞和情感。但是，以冰冷的文字来代替它们的时候，就很容易引发出歧义和误解。同时，当你无法即时看到对方表情的时候，我们就不知道话说到什么程度。比如，在面对面进行交流的时候，我们说了前一句话，看到对方的反应大约就明白后一半话该不该说，以及该怎么说。但在邮件的环境下则没有这样的交互过程，有时会一股脑把自己想说的话都说了，或者因为担心误解而不去说。

我前几天和朋友聊起这个问题的时候，他们还讲了另外一个要点，也很有意思。如果是熟悉的同事，使用网络一般会直来直去，但如果是不熟悉的同事，往往就会去猜一猜对方到底是个什么样的人。所以，有人建议应该为邮件讨论规定一个格式，以避免不必要的误会，这是很有道理的。

> 宁向东
> 不过，无论有多少问题在，未来的会议交流一定会更充分地使用互联网。我觉得用不了十年，当80后这一代彻底成为社会中坚的时候，会议的形式一定会发生大变化，所以，我建议你要未雨绸缪，早作准备。不过，如果你是领导，你也一定要知道，使用互联网是为了解放人的，而不是为了给人增加更多负担。所以，请你一定要计算好，因为增加了互联网的交流环节，总的会议时间应该是大幅减少，而不是大幅增加的。

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今天的课后，请你翻翻邮箱，复盘一下你以前和别人交流的邮件，看看你是不是都能准确地表达自己的意思。

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