## 222｜流程工具化：靠人来执行，靠奖惩来控制的流程，有天然的不可靠性

每天5分钟，解决一个商业问题。欢迎收听，《刘润·5分钟商学院》，实战篇。

流程，可以把个人的经验，沉淀为组织的能力。那，这就够了吗？

为了服装永不断货，小丁制订了一个补货流程：

一开始大家都很积极，但是，几周后，几家门店觉得天天报数好麻烦，于是汇报说：今天数据无变化。然后，越来越多门店2天报一次，3天报一次，甚至1周报一次，补货效率越来越差。小丁很苦恼。怎么办？

要解决这个“怎么办”的问题，我们首先要理解它的本质。

一条大河，奔流入海。你对河流说，我们制定个流程：遇到村庄时，请绕道。河流说“好”，可真到村庄前，河流根本刹不住。怎么办？你应该在村庄边上建起堤坝，帮助河流转弯。“遇到村庄时，请绕道”，是“流程”；这个堤坝就是“工具”。

名创优品在成立4年内，开了2000家门店，营收做到了100亿。这当然有很多原因。其中之一，就是我们之前讲的“直管模式”：我做掌柜负责管理，你做老板出钱就好。但是，怎样才能让2000位“出钱就好”的老板放心呢？

名创优品设计了一个“流程”：每晚统计门店营收，然后按分配比率，给“出钱就好”的老板们直接打钱！这让很多老板充满了信任感，和满足感。非常有效。

但是，每晚给2000家门店直接打钱，这风险也太大了吧？算错了怎么办？打错账户怎么办？

名创优品决定，实施“流程工具化”。他们开发了一套门店管理工具，自动计算每天门店收入多少，该打给投资人多少。同时，这套工具会根据当天的销售，自动计算库存情况，自动调配卡车补货，极大提升了流程的执行效果。

这就是“流程工具化”。靠人来执行，靠奖惩来控制的流程，有天然的不可靠性。流程工具化，就是通过各种外在手段，让流程得以按计划执行，确保得到可预计的结果。

我建议你从4个工具开始：

1、 销售工具。

销售，依靠个人经验，更依靠组织流程。但是，销售员工不执行流程怎么办？

用工具。你可以用Sales Force，或者微软CRM等软件，让每个销售流程不可逾越。如果你是门店型销售，也可以使用各种“进销存”软件。

没有用工具管理销售流程，就还是散兵游勇。

2、 生产工具。

微软的Windows操作系统，是几十个国家，1万多人开发出来的。可是，1万多人，大家谁也不认识谁，怎么确保都遵守了开发流程？

用工具。微软有一套神秘的，叫做“Product Studio”的工具，让这1万人可以同时有序工作，并在每晚集合所有人的代码，发布新版本的Windows，从不间断。

当然，如果你是互联网公司，可以用Teambition；制造业，可以用MES，ERP等软件。

没有用工具管理的生产流程，还属于手工艺人。

3、 服务工具

客户打电话投诉，工程师问了不少问题，但就是解决不了，只好转给高级工程师。高级工程师同样问了很多问题，还解决不了，于是转给专家级工程师。专家级工程师又开始问……

客户非常恼火。同样的问题，为什么问三遍？

怎么办？用工具。很多公司在用客户关系管理系统CRM，电话一进来，就显示他打过几次电话，遇到过什么问题，怎么解决的。

没有用工具管理的服务流程，满意纯粹看心情。

4、 管理工具

多大金额的项目，需要谁审批？事假、年假、病假、加班、怎么申请，怎么补贴？会议邀请、会议纪要、执行结果，如何逐步跟进？

用工具。比如OA系统。你可以自己搭建OA系统，也可以用钉钉，或企业微信。

没有用工具管理的公司流程，做大就陷入混乱。

### 💡 精华要点
- 流程工具化，就是通过各种外在手段，让流程得以按计划执行，确保得到可预计的结果。从哪里开始呢？1）销售工具；2）生产工具；3）服务工具；4）管理工具。
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- 据说，人与动物最大的区别之一，是人会用工具。回顾《5商 | 基础篇》“工具单元”的内容，都是教你如何用工具固化流程，提升效率。君子性非异也，善假于物也。也许你应该把这句话打印出来，贴在你的办公桌前。

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> 刘润
> 你的公司，还在用哪些好用的工具，帮助你们固化流程呢？
> 欢迎你在留言区分享，与大家一起，过过招。也别忘了把这一讲的文章，分享给你的朋友，也许能够帮到他。
