## 08 协同软件：如何避免与懒惰握手言和？

这一讲，我们先来做个小小的复盘。

你在某个会上，给负责产品的副总裁交代了一个任务：去德国考查。某天你问他进展如何，他说：“啊？我正忙着质量改进，还没空想这件事，真要去考查啊？”交代的事情，没有下文，怎么办？

我在第223课教过你一个“方法”：PDCA循环，可以避免石沉大海，和拳头打在棉花上的无力感。

你把目标分解成任务，把任务分配给员工。任务结束后，你对结果不满意。你说打个分吧。满分1分，你只打了0.3分，但员工给自己打了0.9分。为什么会这样？这是大家对任务，和完成任务的标准认识不统一。怎么办？

我教过你一个“方法”：SMART原则，可以砍掉模棱两可，砍掉标准争议，砍掉不切实际，砍掉无关目标，砍掉无限拖延，让“一千个人心中的一千个哈姆雷特”，变成同一个。

你特别想自律，也特别想借助“他律”的方法，把最后期限作为第一生产力，一段一段地冲刺马拉松，但你和你的团队，总是与自己的懒惰握手言和。怎么办？

我教过你一个“方法”：Scrum方法，可以把一次漫长的长跑，分割成一段段全力以赴的冲刺，通过流程提高效率。死磕自己，不仅是一种精神，更需要一套方法论。

怎么样？PDCA循环，SMART原则， Scrum方法，是不是简直就是神器？但你听完这三课，深受触动之后，是不是到今天都没有行动呢？

为什么会这样？

这世上的工具，分为两种，一种是想用就用“主动工具”，比如螺丝刀。想用就拿出来，不想用，也可以不用。另一种是不用不行的“被动工具”，比如流水线。配件在传送带上一直往前走，你无法叫停整体进度，唯有配合。

PDCA循环，SMART原则， Scrum方法，都是主动工具。只有把这些主动工具，放到“协同软件”这样流水线一样的“被动工具”上，才能让所有人的个体进度，服从整体进度，高效向前。

今天，我就给你介绍一款我正在使用的协同软件：Teambition。

首先，还是要声明，我在介绍这款工具前，并不认识Teambition团队，介绍后，也不会获得任何广告费。我只是以它为例，介绍“协同软件”的价值。

你突然有个想法，想安排同事去做，你当然可以用微信，说一段语音，或写两句文字。但是，这样会有两个风险。第一：你会忘掉；第二：他会忘掉。你们很可能都不会“主动”想起来。

那怎么办？在Teambition中，创建一个“任务”，设好3W（Who do What by When）,也就是：任务内容，执行者，和截止时间。

你的同事收到“新任务提醒”后，还可以把它从“待处理”泳道，拖到“进行中”泳道。“泳道”，是协同软件中的黑话，意思是一个个步骤，就像泳池的一条条独立泳道。所有任务，最终只能被完成，或者被取消，不能被忘掉。

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在Teambition或者类似的协作软件中，你都可以设定每个任务的“截止时间”，这就强制设定了SMART原则中的T：Time-Based（有时间限制的）。

你还可以在任务模板里，专门定义S-M-A-R四个字段，要求每一项任务，都强制符合SMART原则，否则无法创建。

还记得在Scrum这一课，我提到的“看板”吗？我把办公室的一面白板，做成了Scrum冲刺看板，团队每天站在看板前，开15分钟的“每日站会”。

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但是，今天我们讲到“协同软件”，你可以选择不用白板做看板了，你可以用软件。用软件替代白板最大的好处，是把Scrum的冲刺看板，从人挪便签的“主动工具”，变成了软件提醒的“被动工具”。可视化，效率，都有极大提高。

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当然，除了Teambition，还有很多不错的“协同软件”，比如Trello，Worktile，Tower，都各有特色。比如Tower在与微信的结合上做得更好。你可以根据自己的情况，选择使用。

但是，不管用哪个，使用“协同软件”的目的，始终是提高团队的协作效率。慢慢探索，它们可以帮你解决至少5个问题：

1）人工管理成本高，工作反馈有延误

2）口头布置工作，理解不透彻，容易遗漏，无据可依，无法问责

3）工作分解，多人执行，无法追踪

4）无法了解间接下属的工作情况

5）计划赶不上变化，过程不可控

PDCA循环，SMART原则， Scrum方法，这些工具都很有用。但是，只有把这些主动工具，放到“协同软件”这样流水线一样的“被动工具”上，才能让所有人的个体进度，服从整体进度，高效向前。

我强烈建议你在公司尝试Teambition，Trello，Worktile，或者Tower，提升团队的协作效率。

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> 刘润
> 你的公司在用什么“协同软件”呢？有什么经验可以分享，有什么缺点值得吐槽吗？
> 来和我一起过过招吧。

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