## 梅俊：1个万能公式，让AI帮你快速写汇报、方案、总结

你好，欢迎来到《得到精选》，我是李南南。

今天的内容来自AI学习圈最近刚刚更新完的一门新课，是公文写作专家梅俊老师的《如何用AI辅助高效写公文》。这里的公文其实涵盖面很广，像咱们平时要用到的方案、汇报、总结、调研报告等等，这些有特定的行文规范，还有写作逻辑的，其实都包括在内。因此，假如你有这方面的需求，那么这门课建议你认真听。

因为这门课的主理人梅俊老师，在过去的20年里一直在研究公文写作，而且在几年前，AI还没有现在这么热的时候，他就已经在研究如何用AI来给公文写作提效。而现在，这套方法已经被梅俊老师打磨得相当成熟。而今天，梅俊老师就要给你讲一个通用的AI提词公式。

关于更具体的方法，来，咱们一起听听梅俊老师怎么说。

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你好，我是梅俊，欢迎来到我的教程课，如何用AI辅助高效写公文。

现阶段我们跟AI沟通，主要是通过提示词。提示词怎么写，其实就决定了AI输出内容的质量和效果，这是用AI给公文写作提效的基本技能。

但如果你已经尝试过用AI写公文，可能会有这样的感受，就是AI输出的内容很多都是正确的废话，内容深度不够，遣词造句非常生硬，不符合公文表达特点。

那怎么让AI输出贴合我们需求的文章呢？这一讲我们就来解决这个问题。

在给AI布置任务的时候，我发现很多同学存在这样两个问题：

一是过于简单，就一两句话。比如，“请帮我写一篇人力资源工作年终总结”。这样笼统宽泛的要求，因为缺少细节，所以AI输出的必然是套路式内容。

二是过于混乱。写了很长一段话，把混乱的想法一股脑发给AI，没有提出结构化的要求，最后导致AI输出的内容不在点子上。

这里我要给你一个通用的提示词框架，帮你构建结构化的提示词。这个框架是：【角色+背景+任务+要求】+调试。

下面，我结合具体的写作场景，来给你拆解一下这个提示词框架的效果。这里我也提醒一下同学，我在文稿里放了一些AI输出的效果截图，有条件的话你可以一边听音频，一边看文稿。

为AI设定相关角色，可以让它具备公文的写作视角和表达风格，从而输出更加贴近实际情境的内容。设定角色这一步，你可以参照这个公式：角色=单位+身份+能力。

单位好理解，倒不用说要写具体是哪个单位，写明单位的类别就可以。如果是政府部门，你可以这么写：省政府办公厅。事业单位的话可以写：大学教务处、医院办公室。央国企单位举个例子，可以是：国家电网省级分公司人力资源部。

身份这一条，我平时比较常用的是这么3个：办公厅（室）主任，领导职务（比如省长、市长、厅长、处长等），还有专家身份，比如历史学教授、政治学教授、社会学教授等。你也可以根据自己的需要，设置不同的职务身份。

除了单位和身份，你还可以给AI加上能力方面的描述，描述能力水平常用的词有：深刻理解……/充分掌握……/擅长……/善于运用……/有丰富的……经验/致力于……领域。例如，要写新型工业化方面的材料，可以写“非常熟悉新型工业化的特点要求”。

把这三个设定角色的要素组合一下，我们对AI角色的设定就非常完整了。

设定好角色后，你接下来要做的，就是在提示词中描述背景，让AI了解更多任务信息。

打个比方，领导给你一个任务，让你给他写一篇讲话稿，如果不交代背景信息，你是不是会一脸懵？你脑子里估计会飘过一连串问号：在什么场合讲话？讲话的目的是什么？会议主题是什么？有哪些人参加？听众是什么层次？

给AI布置写作任务的时候，也是一样，你需要把这些背景信息交代清楚，AI才能根据你的需求去完成写作。

针对不同类型的公文，你可以从下面这三个角度出发来描述背景：

（1）宏观背景

要讲清楚公文材料涉及的上级政策精神、面临的形势等情况。例如，为贯彻落实中央经济工作会议精神，加快推进新型工业化。

（2）微观背景

要讲清楚为什么会有这个任务需求，要做什么。例如，某某市将召开经济工作座谈会，会议将围绕“大力推进新型工业化、发展数字经济”进行交流讨论。

（3）受众背景

把目标受众包含在背景描述里，让AI了解写作的内容是提供给什么人的。特别是对于讲话发言类稿件，这个背景交代很重要，会决定讲话的风格语气。例如：参会人员为政府相关部门负责人、市辖区县领导、企业家代表、经济专家、金融机构负责人等。

我来给你看一个组合了角色、背景的提示词案例，为了完整演示AI输出的效果，我把任务也加进去了：

提示词：【角色】你是省政府办公厅主任，非常熟悉新型工业化的特点要求。接下来请指导我写好一篇领导讲话稿。【宏观背景】为贯彻落实中央经济工作会议精神，加快推进新型工业化，【微观背景】××市将召开经济工作座谈会，会议将围绕“大力推进新型工业化 发展数字经济”进行交流讨论，【目标受众背景】参会人员为政府相关部门负责人、市辖区县领导、企业家代表、经济专家、金融机构负责人等，【任务】我是市政府办公室工作人员，要撰写一篇市长在座谈会上的讲话发言，请告诉我应该从哪些方面撰写这篇讲话稿，并列出讲话要点。

AI输出效果截图：

![图片](https://piccdn2.umiwi.com/uploader/image/ddarticle/2024050815/1841633430509505604/050815.png)

![图片](https://piccdn2.umiwi.com/uploader/image/ddarticle/2024050815/1841633436951980180/050815.png)

![图片](https://piccdn2.umiwi.com/uploader/image/ddarticle/2024050815/1841633444468104092/050815.png)

如果没有角色和背景信息，提示词通常是这样的：

我是市政府办公室工作人员，近期××市要召开经济工作座谈会，我要撰写一篇市长在座谈会上的讲话发言，请告诉我应该从哪些方面撰写这篇讲话稿，并列出讲话要点。

AI输出效果部分截图：

![图片](https://piccdn2.umiwi.com/uploader/image/ddarticle/2024050815/1841633454131825732/050815.png)

![图片](https://piccdn2.umiwi.com/uploader/image/ddarticle/2024050815/1841633459500558484/050815.png)

AI输出的内容我就不念了，你可以打开文稿看一下。你会看到，如果去掉角色和背景信息，AI只能给出一些通用的写法说明。

角色设定好了，背景信息也描述清楚了，接下来就可以给AI下任务了。给AI布置写作任务也分两类，一类是用AI来辅助立意构思，一类是用AI来辅助输出文本。

（1）文本输出任务。

对于简单的公文，可以让它直接输出整篇内容；对于复杂的公文，最好是逐个部分生成。具体到标题、段落、句子，都可以通过任务提示词，让AI完成相应的任务。

（2）立意构思任务。

对于比较复杂的公文材料，写作过程需要进行立意构思的分析，其中涉及到信息的搜集整理和判断。

用AI来辅助立意构思有两种提问方式：

一是正向提问，适合你已经有明确的问题，让AI去执行研究分析的任务。

二是反向提问，当你还不清楚应该提出什么问题，可以AI对你进行提问，启发你的思考。

比如，语言表达要求。你可以在提示词中明确，要求语言符合公文表达特点、多用短句、保持客观陈述等。再比如篇幅字数要求。AI输出的内容长度是有限的，以文心一言为例，一般在2000个汉字。所以，对于篇幅较长、比较复杂的文种，你可以分段输出。

除了明确语言和字数要求外，如果你想提高AI输出的可控性和文字精度，我的经验是，你可以给AI提这两个要求：一是指定内容要点，二是框定内容结构。

指定内容要点举个例子，比如你在写会议通知的时候，就可以在提示词里明确要求AI，必须输出会议时间、参加人员、会议议程等内容。

那怎么给AI输出的内容框定结构呢？举个例子，你可以用上“写作公式”。写作公式就是对公文材料的底层结构进行拆解。它不涉及具体的内容要点，只是结构。

以总结类公文为例，我拆解出如下写作公式——

总结类材料篇章=①帽段+②主体段（做法）+③主体段（问题）+④主体段（计划）

总结类材料各段落的公式是这样的：

①帽段=指导思想句+情况背景句+工作思路句+工作成果句

②主体段（做法）=主题句（why）+支撑句（how）+支撑句（what），也就是你要说明主题是什么，并且用做法和成效来支撑。

③主体段（问题）=客观形势句+问题表现句

④主体段（计划）=形势分析句+工作思路句+结尾句

把公式带入提示词，就能够让AI按照指定句式输出。

除了通过写作公式来让AI精准输出内容，还有一种方式是用“内容模块” 来框定结构。内容模块简单理解，就相当于把优秀作文段落的写作模版给提炼出来，然后加进提示词里，让AI套用模板，模仿着来生成内容。

好了，做完前面4步，AI已经能给你输出一个公文的初稿了。但你肯定不能直接拿来用，还需要进行相应的细化调整。经过测试，调试优化的方法主要有以下三种：

（1）对提示词进行修改。

如果生成的公文内容与预期结果存在较大偏差，需要考虑对提示词进行修改。

例如，调整提示词的表述方式、增加新的内容要求、调整写作公式等，以使提示更加贴近实际需求。

（2）指出答案存在的问题。

当内容问题不大，并且能够明确指出时，可以告诉AI存在哪些问题，并提供具体的修改建议。例如，对于某一部分内容进行细化，调整某一部分内容的语言表达方式等等。

（3）直接重新生成多份答案。

同一提示词，点击重新生成，也会得出有所不同的输出结果。可以让AI多次重新生成，这样就可以优中选优，或者，把多份不同的答案相比较，组合出最优结果。

好了，以上就是这一讲的全部内容。总结一下，通用提示词框架包括四大内容要素和一个使用要点。四大内容要素是：角色、背景、任务、要求。使用要点是“调试”。

这个通用提示词框架理解起来并不难，但要真正用好，还得对框架中的各要素进行仔细推敲。尤其是背景描述、任务节点和要求，都需要你对工作本身以及文种的写作要点，有比较清晰的把握。

此外，通用提示词框架不仅可以用在写作方面，在解决其他任务上也是通用的。你可以发挥想象力，看看用这个框架还能帮你解决什么问题。

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好，内容听完了。

你刚刚听到的是得到AI学习圈最近刚刚更新完的一门新课，梅俊老师的《如何用AI辅助高效写公文》。而且就在今晚，5月9日的晚上8点，梅俊老师会来得到直播，并且面对面地为你拆解用AI辅助写公文的方法。同时，假如你想了解AI的更多应用，那么在这向你再次推荐得到的AI学习圈。

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好，以上就是今天的内容。《得到精选》，明天见。

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